Sekretariát predsedu PSK
Činnosť kancelárie riadi riaditeľ Kancelárie predsedu PSK.
Popis činností sekretariátu:
Činnosť súvisiaca s komplexným zabezpečením agendy Kancelárie predsedu, ktorá zahŕňa:
- Príprava podkladov a koordinácia procesu schvaľovania na Rade PSK.
- Preberanie, zhromažďovanie a príprava podkladov pre chod kancelárie.
- Evidencia a koordinácia návštev a podnetov od občanov k predsedovi PSK.
- Organizovanie a realizácia týždenných programov predsedu PSK.
- Vypracovávanie interných materiálov a nariadení predsedu PSK, vo vzťahu k úradu PSK a organizáciám v zriaďovateľskej pôsobnosti.
- Výkon analytických činností a príprava podkladov pre rozhodovanie predsedu PSK.
- Organizácia a koordinácia práce jednotlivých zložiek a útvarov s programom predsedu PSK.
- Vybavovanie a evidencia korešpondencie kancelárie predsedu PSK.
- Vedenie žiadaniek na prepravu a cestovných príkazov predsedu PSK, riaditeľa Kancelárie predsedu PSK a sekretariátu predsedu PSK.
- Koordinácia pri schvaľovaní cestovných príkazov, žiadaniek na prepravu pre podpredsedov PSK, riaditeľa Ú PSK, hlavného kontrolóra Ú PSK, vedúceho odboru SO pre IROP a zamestnancov KP.
- Zodpovednosť za sledovanie a čerpanie reprezentačného fondu predsedu PSK.
- Starostlivosť o prostredie kancelárie predsedu PSK a sekretariátu predsedu PSK.
- Spracovanie monitorovacích správ programového rozpočtu za Kanceláriu predsedu PSK
Činnosť súvisiaca s komplexným zabezpečením agendy Združenia samosprávnych krajov SK 8, ktorá zahŕňa:
- Technicko-materiálne zabezpečenie rokovaní združenia a zostavenie jeho programu s kanceláriou SK8 so sídlom v Trnave:
- príprava a spracovanie návrhov materiálov na rokovania združenia na úrovni vyššieho územného celku,
- zabezpečovanie odborných, organizačných, administratívnych a technických úloh súvisiacich s činnosťou združenia na úrovni vyššieho územného celku,
- zabezpečenie agendy Združenia samosprávnych krajov SK8 na úrovni Prešovského samosprávneho kraja v súlade so stanovami pri napĺňaní cieľov združenia,
- vonkajšie vzťahy PSK v rámci regionálnej spolupráce a agenda SK8,
- odborná príprava a organizačné zabezpečovanie vzdelávacích a informačných aktivít formou seminárov, konferencií a workshopov,
- spolupráca s oddeleniami v rámci odboru a iných odborov,
- spolupráca pri budovaní ďalších partnerstiev,
- analýza činnosti samosprávnych krajov.
- Plní operatívne úlohy podľa pokynu predsedu a riaditeľa kancelárie predsedu.
- Zabezpečuje spoluprácu so samosprávnymi krajmi v rámci združenia SK8.
Oddelenie komunikácie
Plní úlohy, ktoré súvisia so zabezpečovaním informačných, publicistických a tlačových vzťahov samosprávneho kraja k verejnosti a masovokomunikačným prostriedkom:
- zabezpečuje informačné a propagačné aktivity v súlade s mediálnou politikou, komunikačnou stratégiou a plánom komunikačných aktivít úradu samosprávneho kraja,
- v súlade s mediálnou politikou tvorí a publikuje mediálne výstupy,
- oficiálne vystupuje a prezentuje stanoviská samosprávneho kraja primárne prostredníctvom hovorcu, resp. na základe jeho poverenia prostredníctvom vecne príslušných vedúcich organizačných útvarov,
- zabezpečuje spoluprácu úradu so zástupcami médií, propaguje samosprávny kraj v masovokomunikačných prostriedkoch a na sociálnych sieťach,
- podáva reakcie a stanoviská k závažným publikovaným materiálom, ktoré súvisia s činnosťou úradu, resp. samosprávneho kraja,
- zabezpečuje prezentovanie samosprávneho kraja, predsedu samosprávneho kraja, úradu a jednotlivých aktivít,
- zúčastňuje sa na rokovaniach, stretnutiach a vystúpeniach predsedu samosprávneho kraja a vyhotovuje z nich dokumentáciu,
- zabezpečuje publicistické spracovanie tém, organizovanie komunikačných a iných podujatí,
- zabezpečuje, kompletizuje a pripravuje materiály na tlačové besedy a brífingy v úzkej spolupráci s vecne príslušnými organizačnými útvarmi úradu samosprávneho kraja,
- pripravuje, sumarizuje podklady pre oficiálne stanoviská, tlačové správy, aktuality a mediálne výstupy predsedu a samosprávneho kraja v úzkej spolupráci s jednotlivými organizačnými útvarmi úradu samosprávneho kraja,
- pri významných udalostiach tvorí príhovory pre predsedu samosprávneho kraja,
- zabezpečuje pravidelnú televíznu reláciu, newsletter, printové periodikum a ostatné výstupy samosprávneho kraja na lokálnej a celoslovenskej úrovni,
- administratívne zabezpečuje zverejňovanie a vysielanie relácií a výstupov v elektronických a printových médiách,
- tvorí koncepčné materiály na uplatňovanie mediálnej politiky v podmienkach samosprávneho úradu,
- pracuje s výstupmi z monitoringu tlače a sociálnych médií,
- komunikuje s verejnosťou prostredníctvom sociálnych sietí, online webovým rozhraním a ďalšími online komunikačnými kanálmi,
- vo vzťahu k medializácii v rozsahu svojich kompetencií sa spolupodieľa na príprave podujatí organizovaných samosprávnym krajom,
- metodicky usmerňuje odbory a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti kraja pri propagácii a publicite,
- zabezpečuje aktualizáciu a dopĺňanie informácií na webovom sídle samosprávneho kraja za vecne príslušnú agendu,
- spolupracuje pri propagácii samosprávneho kraja a pri prezentácii jeho aktivít prioritne s Oddelením marketingu, ako aj s vecne príslušnými odbormi úradu samosprávneho kraja.
Oddelenie marketingu
Plní úlohy, ktoré súvisia so zabezpečovaním a využívaním všetkých nástrojov marketingovej komunikácie v prospech a v podmienkach samosprávneho kraja:
- tvorí grafické a audiovizuálne materiály k aktivitám a podujatiam samosprávneho kraja,
- tvorí obsah a participuje na príprave grafických a audiovizuálnych výstupov,
- zabezpečuje komplexnú firemnú identitu samosprávneho kraja,
- zabezpečuje agendu spojenú s udeľovaním povolení používať symboly samosprávneho kraja,
- zabezpečuje agendu spojenú s podporou externých podujatí,
- koordinuje, monitoruje a analyzuje kvalitu a rozsah zacielenia marketingových aktivít,
- vyhľadáva informácie, pripravuje podklady a realizuje prieskumy trhu a súčinnosť pri realizácii verejných obstarávaní na mediálne výstupy,
- organizuje a spolupodieľa sa na realizácii podujatí samosprávneho kraja a ak je to žiadúce, aj na podujatiach, kde samosprávny kraj vystupuje ako partner alebo spoluorganizátor,
- zabezpečuje prípravné a realizačné práce v súvislosti s udeľovaním najvyšších krajských ocenení samosprávneho kraja,
- zabezpečuje technickú prípravu a organizáciu tlačových konferencií a brífingov,
- zabezpečuje propagačný/ prezentačný materiál a vecné dary pre potreby predsedu samosprávneho kraja a vedenia úradu, prípadne pre vedúcich organizačných útvarov pri významnejších podujatiach a akciách vyžadujúcich si prezentáciu samosprávneho kraja,
- zabezpečuje a podieľa sa na výbere reprezentačných darov pre domáce a zahraničné návštevy predsedu,
- vedie evidenciu darov, propagačného materiálu a skladových zásob,
- pripravuje materiály/ fotodokumentáciu, videodokumentáciu a grafické podklady,
- tvorí, vedie a aktualizuje databázu fotografií a audiovizuálneho materiálu,
- technicko-organizačne zabezpečuje všetky náležitosti spojené s grafickými a printovými potrebami samosprávneho kraja (publikácie, pozvánky, letáky, plagáty, brožúry a iné),
- zabezpečuje inzerciu v médiách vrátane zákonnej inzercie,
- zabezpečuje monitoring médií,
- zabezpečuje predplatné novín a časopisov pre vedenie samosprávneho kraja, úradu a určené odbory,
- tvorí a aktualizuje adresáre pre potreby komunikácie a prezentácie Kancelárie predsedu samosprávneho kraja,
- zodpovedá za tvorbu, administratívne spracovanie a zverejňovanie zmlúv a povinných dokumentov na určených platformách vo vecne príslušnej agende.
- spolupracuje pri propagácii samosprávneho kraja a pri prezentácii jeho aktivít prioritne s Oddelením komunikácie, ako aj s vecne príslušnými odbormi úradu samosprávneho kraja.
Oddelenie práce a miezd
Plní úlohy, ktoré súvisia s personálnou a mzdovou agendou vyplývajúcou zo zákonov:
- č. 311/2001 Z. z. – Zákonník práce v znení neskorších predpisov (znp),
- č. 552/2003 Z. z. zákon o výkone práce vo verejnom záujme v znp.
- č. 553/2003 Z. z. zákon o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znp.
- Nariadenia vlády č. 341/2004 Z. z. v znp., ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činnosti pri výkone práce vo verejnom záujme,
- č. 453/2003 Z. z. o orgánoch štátne správy v oblasti sociálnych vecí, rodiny a služieb zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
- č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znp.,
- Nariadenia vlády SR č. 441/2009 Z. z. , ktorými sa ustanovuje výška minimálnej mzdy,
- č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znp.,
- č. 595/2003 Z. z. o daniach z príjmov v platnom znení,
- č. 601/2003 Z. z. o životnom minime v znp.,
- č. 513/2006 Z. z. o sociálnom poistení v znp.
- č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znp,
- č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znp.
- č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znp.,
- č. 124/2006 Z. z. o BOZP a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znp.,
- zákon resp. nariadenie vlády o minimálnej mzde,
- osobitné zákony o odmeňovaní volených predstaviteľov krajskej samosprávy (predsedu, poslancov, hlavného kontrolóra).
Činnosť koncepčná, koordinačná a metodická
- Tvorba stratégie riadenia ľudských zdrojov (personálna oblasť vrátane odmeňovania) u zamestnávateľa s rozmanitou kvalifikačnou a profesijnou štruktúrou zamestnancov (na úseku školstva, kultúry, zdravotníctva, sociálnych vecí).
- Tvorba a koordinovanie systémov vzdelávania zameraných na rozvoj ľudských zdrojov (spolupráca pri realizácii koncepcie vzdelávania vo verejnej správe a ďalšom zameraní činnosti Ministerstva vnútra SR pri koordinácii vzdelávania zamestnancov územnej samosprávy plniacich úlohy štátnej správy).
- Vypracovanie a zabezpečenie vydávania vnútroorganizačných noriem a predpisov za oblasť pracovnoprávnu.
- Sledovanie plnenia povinností vedúcich zamestnancov vo veciach majetkového priznania a určených povinností vedúcich zamestnancov podľa zákona o výkone práce vo verejnom záujme.
- Zabezpečenie plnenia úloh vyplývajúcich z kolektívnej dohody a z kolektívneho vyjednávania.
- Vykonávanie metodicko-konzultačnej činnosti pre riadiacich zamestnancov školských, kultúrnych a sociálnych zariadení a ostatných pedagogických a zdravotníckych zamestnancov.
- Metodická činnosť v oblasti zákonov súvisiacich so sociálnym poistením, zdravotným poistením, zamestnanosťou a daňami.
- Zodpovednosť za uplatňovanie predpisov vzťahujúcich sa na platy a ostatné náležitosti zamestnancov a riešenie sporných prípadov.
- Metodická činnosť pri vykonávaní ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti a ročného zúčtovania zdravotného poistenia.
- Metodická činnosť v oblasti poskytovania nemocenských dávok, OČR, MD, RD.
Rozborová a kontrolná činnosť
- Zabezpečenie komplexnej rozborovej a kontrolnej činnosti.
- Sledovanie dodržiavania všeobecne záväzných právnych predpisov, vnútorných predpisov a opatrení vydaných na ich základe v oblasti odmeňovania.
- Kontrola vývoja miezd za samosprávny kraj, spracovanie návrhov opatrení na dodržiavanie stanovených záväzných limitov mzdových prostriedkov.
- Komplexné zabezpečovanie účtovníckych agend – mzdové účtovníctvo zamestnancov úradu PSK, odmeňovanie poslancov a členov komisií zastupiteľstva PSK, pestúnov.
- Spracovanie prehľadov, výkazov alebo štatistík (v personálnej a mzdovej oblasti).
- Samostatné zabezpečovanie a spracúvanie náročnej mzdovej agendy.
- Posudzovanie a spracovanie podkladov pre čerpanie mzdových prostriedkov v členení na jednotlivé položky.
- Posudzovanie nároku na uplatnenie nezdaniteľných častí mzdy v zmysle zákona o dani z príjmov a ich priebežné kontrolovanie.
- Posudzovanie nároku na nemocenské dávky a ich výšku, náhrad za OČR, MD, RD.
- Vedenie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia.
- Samostatné zabezpečovanie ekonomiky práce.
- Samostatné uplatňovanie mzdových predpisov, kontrola ich dodržiavania a vyhodnocovanie ekonomickej účinnosti.
- Navrhovanie najvhodnejších spôsobov odmeňovania zamestnancov organizácie a príprava potrebných pokladov.
- Vykonávanie zaraďovania zamestnancov do platových tried a stupňov a zabezpečovanie uplatňovania nad tarifných zložiek platu.
- Riešenie sporných platových záležitostí, v zložitých prípadoch príprava podkladov pre ich riešenie.
- Systematické sledovanie a vyhodnocovanie vývoja platov, ich relácie a diferenciácie u jednotlivcov, skupín a kategórií zamestnancov a navrhovanie potrebných opatrení.
Špecializovaná činnosť na úseku personálnom a ekonomiky práce
- Komplexné zabezpečovanie personálnej politiky (napr. vykonávanie personálneho marketingu, výber, prijímanie a umiestňovanie zamestnancov, hodnotenie zamestnancov)
- Analýza súčasného stavu zamestnanosti vo väzbe na potreby organizácie.
- Spracovanie prognóz (potreba zamestnancov, ich profesijná orientácia, návrh na ďalší odborný rast a pod.).
- Spolupráca na tvorbe koncepcií na zabezpečovanie realizácie úloh v oblasti personálnej politiky s komplexným návrhom na možnosti výberu, prípravu a rozmiestňovanie vysokokvalifikovaných odborníkov na zodpovedajúce pracovné miesta.
- Spolupráca s úradmi práce pri zamestnávaní občanov ZŤS a ZPS.
- Komplexné zabezpečovanie ekonomiky práce vrátane mzdovej oblasti u zamestnávateľa s rozmanitou profesijnou štruktúrou zamestnancov.
- Riadenie mzdovej oblasti organizácie v súlade s právnymi normami.
- Zabezpečovanie riadneho uplatňovania tarifných sústav a nad tarifných zložiek u všetkých zamestnancov organizácie a štatutárnych zástupcov organizácii v zriaďovateľskej pôsobnosti úradu.
- Riešenie sporných platových záležitostí.
- Kontrola dodržiavania mzdových predpisov a zabezpečenie ich výkladu zamestnancom organizácie.
- Vyhodnocovanie mzdovej oblasti organizácie a navrhovanie potrebných opatrení a zmien.
- Zabezpečovanie personálnej práce v oblasti výchovy a vzdelávania zamestnancov a starostlivosť o zamestnancov.
- Spracovanie plánu školení a odborných seminárov úradu PSK.
- Školenie nových zamestnancov a organizovanie pravidelných povinných školení.
- Zabezpečovanie odborných školiteľov, lektorov a expertov v oblasti vzdelávania zamestnancov.
- Spracovanie finančných nákladov do rozpočtu za oblasť vzdelávanie zamestnancov úradu PSK.
- Posúdenie individuálnych žiadostí o absolvovanie odborného kurzu v závislosti od náplne práce zamestnanca.
- Spolupráca s Odborom školstva na koordinovaní systémov vzdelávania zamestnancov úradu a organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti PSK v nadväznosti na rozvoj ľudských zdrojov a budovanie medzinárodných vzdelávacích partnerstiev.
- Odborná špecializovaná práca na úseku rozpočtovania a financovania mzdových prostriedkov.
- Komplexné zabezpečovanie najzložitejších ekonomických agend.
- Podiel na tvorbe rozpočtu mzdových prostriedkov organizácie (analytická časť, štatistická časť).
- Vyhotovuje rozbor plnenia plánu práce hospodárenia so mzdovým fondom za samosprávny kraj.
- Vedie a komplexne spracováva personálnu a mzdovú agendu za pracovníkov úradu samosprávneho kraja.
- Vedie a komplexne spracováva personálnu a mzdovú agendu za poslancov a členov komisií pri zastupiteľstve Prešovského samosprávneho kraja.
- Vedie a komplexne spracováva personálnu a mzdovú agendu za zamestnancov v zariadení pestúnskej starostlivosti.
- Vedie a spracováva personálnu a mzdovú agendu za štatutárnych zástupcov organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti Prešovského samosprávneho kraja na úseku školstva, kultúry, zdravotníctva. sociálnych služieb a dopravy.
- Zaraďuje riaditeľov škôl, školských, sociálnych, kultúrnych zariadení a SÚC do príslušných platových tried a platových stupňov, ktorých je zriaďovateľom.
- Posudzuje, sleduje a analyzuje spĺňanie kvalifikačných požiadaviek vzdelania pedagogických a nepedagogických zamestnancov.
- Pripravuje podklady a zabezpečuje práce súvisiace s menovaním a odvolaním riaditeľov v zriaďovateľskej pôsobnosti PSK.
Administratívna a riadiaca činnosť
- Organizácia prác jednotlivých zložiek a útvarov s personálnymi potrebami úradu PSK.
- Vykonávanie komplexnej administratívnej činnosti.
- Zabezpečovanie a vybavovanie archivácie, vybavovanie a vedenie evidencie pošty.
- Vedenie evidencie dochádzky, dovoleniek, pracovného voľna za úrad samosprávneho kraja.
- Kontrola presnosti podkladových materiálov predkladaných k vyúčtovaniu platov, zodpovednosť za uchovávanie všetkých dokladov v súlade so všeobecnými účtovníckymi zásadami.
- Vedenie automatizovaného informačného systému v oblasti svojej pôsobnosti na úrovni užívateľa.
Oddelenie zahraničných vzťahov a protokolu
Prešovský samosprávny kraj v zmysle zákona č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov v znení neskorších predpisov (§ 5 medzinárodná spolupráca), môže v rozsahu svojej pôsobnosti spolupracovať s územnými a správnymi celkami alebo s úradmi iných štátov, vykonávajúcimi regionálne funkcie; má právo stať sa členom medzinárodného združenia územných celkov alebo územných orgánov. Medzinárodná spolupráca je rozvíjaná v oblasti regionálneho rozvoja, cestovného ruchu a životného prostredia, sociálnych vecí a zdravotníctva, kultúry, vzdelávania, školstva a športu a i.
Medzinárodné aktivity sa uskutočňujú aj v zmysle legislatívneho rámca, ktorým sa presnejšie zadefinovali kompetencie samosprávnych krajov predovšetkým v oblasti európskych politík a cezhraničnej spolupráce: Zákon č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov Európskeho spoločenstva v znení neskorších predpisov, vďaka ktorému sa slovenské kraje môžu podieľať na administrácii operačných programov financovaných zo štrukturálnych fondov EÚ; ako aj Zákon č. 539/2008 Z. z. o podpore regionálneho rozvoja v znení neskorších predpisov, ktorý podrobnejšie zadefinoval kompetencie samosprávnych krajov v oblasti cezhraničnej spolupráce, o. i. spolupracovať so sociálno-ekonomickými partnermi v oblasti regionálneho rozvoja a vytvárať partnerstvá na európskej, národnej, regionálnej a miestnej úrovni (§13). Dosah na legislatívnu úpravu medzinárodnej spolupráce samosprávnych krajov má aj Zákon č. 91/2010 Z. z. o podpore cestovného ruchu v znení neskorších predpisov, ktorým samosprávne kraje získali o. i. kompetenciu podporovať rozvoj cezhraničnej, medziregionálnej a nadnárodnej spolupráce v cestovnom ruchu a podieľať sa na vytváraní mechanizmov fungovania jednotnej prezentácie Slovenskej republiky v zahraničí (§5).
Prešovský samosprávny kraj na základe každoročne aktualizovaného plánu zahraničných aktivít spolupracuje toho času s 12 regiónmi v zahraničí:
- Abruzzo (Talianska republika)
- Dubrovnícko-neretvianska župa (Chorvátska republika)
- Horné Pyreneje (Francúzska republika)
- Ivano-Frankovská oblasť (Ukrajina)
- Malopoľské vojvodstvo (Poľská republika)
- More og Romsdal (Nórske kráľovstvo)
- Pardubický kraj (Česká republika)
- Podkarpatské vojvodstvo (Poľská republika)
- Provence-Alpes-Côte d’Azur (SUD PACA, Francúzska republika)
- Provincia Hebei (Čína)/Memorandum
- Vojvodina (Srbská republika)
- Zakarpatská oblasť (Ukrajina)
- Vologodská oblasť (Ruská federácia) – pozastavená spolupráca
Koordinácia zahraničných aktivít samosprávneho kraja v rámci rozvoja medzinárodnej spolupráce s územnými celkami a s orgánmi iných štátov sa zabezpečuje prostredníctvom týchto činností:
- plánovanie, organizovanie, realizovanie a vyhodnocovanie úrovne medzinárodnej spolupráce s územnými celkami alebo orgánmi cudzích štátov vykonávajúcimi regionálne funkcie (resp. činnosť v medzinárodnom združení územných celkov alebo územných orgánov)
- príprava a spracovanie medzinárodne záväzných dokumentov (resp. dokumentov o členstve v medzinárodnom združení) s územnými celkami alebo orgánmi iných štátov: Dohôd o medzinárodnej spolupráci PSK (vypracovanie draftu, komunikácia a konzultácia s jednotlivými zainteresovanými odbormi Úradu PSK, komunikácia a konzultácia so zahraničným partnerom), spracovanie materiálov v rámci schvaľovacích procesov dohôd o medzinárodnej spolupráci s územnými celkami a orgánmi iných štátov a sledovanie plnenia ustanovení uzatvorených dohôd o medzinárodnej spolupráci; a zabezpečenie vypracovania Deklarácii, Memoránd, Listov o zámere, Protokolov a i.:
- príprava podkladov a odporúčaní na zabezpečenie ich plnenia (v zmysle vypracovania návrhu plánovaných aktivít za jednotlivé odbory Úradu PSK a organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti PSK)
- príprava aktu slávnostného podpisu medzinárodnej dohody o spolupráci, ak je tento dohodnutý na území PSK v zmysle protokolárneho a technického zabezpečenia po odsúhlasení Zastupiteľstvom PSK
- príprava aktu podpisu deklarácie, memoranda, protokolu, listu o zámere ak je tento dohodnutý na území PSK v zmysle protokolárneho a technického zabezpečenia
- zabezpečenie realizácie výkonu medzinárodnej spolupráce vyplývajúcej zo zmluvne uzatvorených partnerstiev s 12 partnerskými regiónmi
- Protokolárne zabezpečenie a participácia na medzinárodných rokovaniach PSK so zahraničnými partnermi – prijatia:
- príprava podkladov pre predsedu PSK a ďalších zúčastnených na rokovaní v spolupráci s jednotlivými zainteresovanými odbormi Úradu PSK
- komunikácia so zahraničnými partnermi pred samotným prijatím
- príprava zasadacieho poriadku podľa protokolárnych štandardov
- technické zabezpečenie miestnosti rokovania (vlajky, menovky)
- účasť na rokovaní
- zabezpečenie tlmočníckych služieb
- zabezpečenie občerstvenia a stravovania podľa dohody a potreby (zabezpečenie objednávok v súlade so Smernicou PSK o hospodárení s finančnými prostriedkami na reprezentačné a propagačné účely)
- vypracovanie zápisu z rokovania (v prípade rokovania kompetenčne prislúchajúcemu odd. ZVaP) a jeho autorizácia
- súčinnosť pri medializácii a propagácii zahraničnej návštevy
- protokolárny výber darov
- odoslanie výstupov a akýchkoľvek iných dokumentov zahraničnému partnerovi (podľa dohody a potreby).
- Protokolárne a technické zabezpečenie zahraničných návštev s delegáciami:
- vypracovanie pozvania pre zahraničného partnera prostredníctvom oficiálnych listov (protokolárne štandardy)
- príprava oficiálneho programu
- zabezpečenie ubytovania a stravovania (zabezpečenie objednávok a rezervácií v súlade so Žiadankou na organizáciu zahraničnej návštevy a v súlade so Smernicou PSK o hospodárení s finančnými prostriedkami na reprezentačné a propagačné účely)
- komunikácia so zahraničným partnerom a zaslanie všetkých potrebných podkladov, programu a ďalších potrebných informácií v zmysle organizácie návštevy v PSK pred samotnou návštevou
- zabezpečenie prepravných možností v rámci presunov počas oficiálneho programu
- príprava zasadacieho poriadku podľa protokolárnych štandardov
- technické zabezpečenie rokovacej miestnosti (vlajky, menovky, možnosť ppt prezentácie)
- účasť na rokovaní
- zabezpečenie tlmočníckych služieb
- súčinnosť pri medializácii a propagácii zahraničnej návštevy
- protokolárny výber darov
- vypracovanie zápisu z rokovania (v prípade rokovania kompetenčne prislúchajúcemu odd. ZVaP) a jeho autorizácia
- odoslanie výstupov a akýchkoľvek iných dokumentov zahraničnému partnerovi (podľa dohody a potreby)
- technická a organizačná podpora zahraničnej delegácii počas pobytu v PSK
- spracovanie „Žiadanky na organizáciu zahraničnej návštevy“, resp. komunikácia s relevantnými odbormi
- finančné vyúčtovanie objednávok a ďalších nákladov spojených so zahraničnou návštevou
- Protokolárne zabezpečenie návštev SR a stretnutí, akcií a eventov PSK – protokol vonkajšie vzťahy SR a PSK.
- Zabezpečovanie odborných špecializovaných prekladov z/do nemeckého jazyka, anglického jazyka v zmysle činností/kompetencií odboru a Úradu PSK:
- oficiálna (aj diplomatická) a bežná korešpondencia
- preklady cudzojazyčných podkladov a materiálov
- Zabezpečovanie zahraničných služobných ciest predsedu a podpredsedov PSK, riaditeľa Úradu PSK a poslancov Z PSK v súlade so Smernicou o tuzemských a zahraničných pracovných cestách:
- príprava a administratívne zabezpečenie ZSC – spracovanie zahraničného cestovného príkazu
- zabezpečenie víz (ak je potrebné)
- zabezpečenie registrácie (ak je potrebné)
- príprava potrebných podkladov podľa charakteru zahraničnej služobnej cesty
- komunikácia so zahraničným partnerom a následná distribúcia podkladov
- zabezpečenie ubytovania
- zabezpečenie tlmočenia
- protokolárny výber darov
- súčinnosť pri medializácii a propagácii
- vypracovanie zápisu z rokovania (v prípade rokovania kompetenčne prislúchajúcemu odd. ZVaP) a jeho následné schválenie vedením PSK
- administrácia kompletného vyúčtovania zahraničnej služobnej cesty
- Administratívna agenda súvisiaca so zahraničnými služobnými cestami v rámci Úradu PSK v súlade so Smernicou o tuzemských a zahraničných pracovných cestách:
- komunikácia s dodávateľom, s ktorým má PSK podpísanú Rámcovú dohodu o poskytovaní služieb súvisiacich s pracovnými cestami (zabezpečenie leteniek, ubytovania v zahraničí, transferu z/na letisko v zahraničí a pod.)
- spracovanie predpísaného tlačiva „Príkaz na cestu do zahraničia“
- komunikácia s účastníkmi zahraničných ciest za účelom získania informácií potrebných pre kompletné vypísanie „Príkazu na cestu do zahraničia“ (pozvánka, účel cesty, miesto výkonu, termín konania cesty, časy nástupu/ukončenia cesty, časy prekročenia hraníc pri vstupe/výstupy, druh požadovanej dopravy, informácia o hradení stravy/ubytovania)
- následná komunikácia ohľadom zabezpečenia preddavkov s oddelením účtovníctva
- komunikácia s oddelením správy vnútornej prevádzky a krízového riadenia
- zabezpečenie poistenia pred nástupom na zahraničnú cestu
- evidencia „Príkazov na cestu do zahraničia“ a kópií správ zo zahraničných ciest
- Zahraničná komunikácia a korešpondencia
- spracovanie prijatej zahraničnej korešpondencie, preklad a vypracovanie vo forme „Informácie pre predsedu PSK“
- informácia o potrebe súčinnosti predsedovi PSK s relevantnými odbormi
- zabezpečenie potvrdenia/ospravedlnenia účasti predsedu/zástupcov PSK
- v prípade potvrdenia účasti spracovanie podkladového materiálu a s tým spojená komunikácia s organizátorom podujatia
- Agenda vo vzťahu k Medzivládnym komisiám – Slovensko – Poľsko, Slovensko – Ukrajina
- EÚ/ CBC agenda – zabezpečenie činností týkajúcich sa monitoringu/ udržateľnosti v rámci cezhraničných programov INTERREG SK/PL a ENI.
- Participácia v projekte Efektívna verejná správa – ESF (monitoring/ udržateľnosť)